Ik huur 100m2 moestuin, heb last van diverse soorten onkruid en realiseerde me afgelopen week hoezeer dit fenomeen een parallel vertoont met dat van een besmette plek in organisaties.
Langzaamaan begin ik te begrijpen wat de functie is van de verschillende soorten onkruid wat helpt bij het realiseren van een betere (!) oogst. Met besmette plekken werkt het net zo!
Heb jij last van besmette plekken in jouw organisatie?
Durf jij die te onderzoeken en daarmee een belangrijke sleutel te vinden voor het welbevinden van je organisatie? Ik heb het graag over volhoudbaar ondernemen & leiderschap. Deze plekken aan te kijken, te onderzoeken én te herstellen leidt tot het vergroten van je vermogen om volhoudbaar te ondernemen.
Hoe ontstaat zo’n plek en wat is het?
De term besmette plek komt uit het systemisch werken van Bert Hellinger, ook wel familie- en organisatieopstellingen genoemd. Het gaat hierbij meestal om een plek waarbij de persoon op de betreffende plek moet vertrekken.
Vaak gaat dat gepaard met ruzie, onenigheid en een gebrek aan vertrouwen – waarop vervolgens een overhaast vertrek plaatsvindt. Omdat het gaat over moeten vertrekken is er niet of nauwelijks de gelegenheid om goed afscheid te nemen. Het kan zelfs zo zijn dat iedereen op zo’n moment denkt liever kwijt dan rijk.
Een besmette plek kan ook worden omschreven als een plek in het organisatiesysteem waar iets niet klopt. Onderliggend aan de onenigheid en het moeten vertrekken kunnen onopgeloste conflicten, onuitgesproken emoties en bijvoorbeeld onduidelijkheid over de rol ten grondslag liggen.
Het goede gaat nu ook verloren!
Het overhaaste en vanuit onenigheid ontstane vertrek resulteert er vaak in dat het goede wat deze persoon op deze plek heeft bijgedragen geen kans (meer) krijgt om gezien, gewaardeerd en geëerd te worden.
Vergelijk het met dat ik het eerste jaar alle heermoes uit de grond trok en vrolijk doorging met zaaien. Zonder me te realiseren wat de functie van heermoes alias paardenstaart was. Met alle gevolgen van dien – want tot ik meer inzicht had in wat ik er tegen moest doen, verspreidde het zich eerst.
Er kunnen twee dingen gebeuren
Na het onverwachte vertrek van de persoon raakt de betreffende plek hoe dan ook besmet.
Nu kunnen er twee dingen gebeuren.
1. De besmette plek blijft een tijdje leeg
Dit kan gebeuren doordat er twijfel is over hoe door te gaan. Het is niet helder wat voor soort persoon de plek dan moet gaan invullen, het krijgt geen prioriteit of niemand wil onderzoeken wat er nodig is. Hoe dan ook, een plek of functie kan zomaar een paar maanden tot een jaar niet ingevuld blijven.
Natuurlijk hangt dit ook af van bijvoorbeeld:
- Hoe groot de organisatie is en kan of die een lege plek makkelijk kan compenseren met andere rollen.
- Of de functie belangrijk is – als in – hoe lang kan de organisatie zonder deze plek functioneren?
- Maar ook, vindt men het een belangrijk plek die meteen opgevuld moet worden of niet. Etcetera.
2. De besmette plek wordt razendsnel opgevuld
Binnen no time zit er een nieuwe persoon – waarvan iedereen natuurlijk hoopt dat het nu wel goed gaat.
Ook in dit geval zijn er factoren die hier invloed op hebben zoals:
- Zijn er specifieke skills nodig voor de betreffende plek? Kun je makkelijk iemand vinden?
- Is er voldoende budget om meteen iemand in te huren c.q. aan te nemen of is er net een fikse afkoopsom betaald?
- Kan het verantwoordelijke leiderschap het snel eens worden over wat ze zoeken in een nieuwe persoon? Etcetera.
Een eigen leven…
Net zoals een virus zich ongezien verspreid, kan deze besmetting zich ook geruisloos verspreiden naar andere delen van het systeem. Wat op zijn beurt weer kan leiden tot disfunctioneren en stagnatie van de organisatie.
Denk aan een afdeling waar vanaf nu voortdurend spanningen en conflicten zijn, die maar niet worden opgelost. De productiviteit van de afdeling wordt hierdoor negatief beïnvloedt wat weer doorgegeven wordt aan andere afdelingen.
In alle gevallen zie je dat een besmette plek een eigen leven gaat leiden in de organisatie.
Hoe vaker het gebeurt dat op een specifieke functie mensen abrupt moeten vertrekken, hoe groter de interne vertrouwensbreuk, hoe groter de impact op andere plekken en afdelingen, én hoe sneller een opvolger zal struikelen.
En dan heb ik het nog niet over de impact op externe relaties als de besmette plek specifiek ging over de relatie met klanten, leveranciers of zakelijke partners...
Het lijkt wel een vloek!
Wellicht heb je het zelf meegemaakt of ken je voorbeelden zoals:
- “Dit is nu al de vierde manager in 2 jaar tijd“! Over teams die managers vervangen alsof het Formule-1 banden zijn.
- Een organisatie die haar CEO’s vooral ontslaat. Niks natuurlijk verloop.Hier is trouwens interessant onderzoek-leesvoer over het verloop van CEO's.
- Iedere nieuwe manager neemt zelf na nog geen jaar ontslag “want er is geen match tussen mij en de organisatie“.
Hoe het ook zij, een besmette plek lijkt wel een vloek die ettert, steeds weer opduikt en zich in ieder geval niet vanzelf oplost.
Daarom trek ik een parallel met het onkruid in mijn moestuin
Onkruid in de moestuin bestrijden
Het onkruid in mijn moestuin is als die besmette plek in jouw organisatie: ik kwam er niet zomaar vanaf.
Neem mijn heermoes.
Mijn tuin was de twee jaar voordat ik hem overnam volkomen verwaarloosd. Het onkruid teelde welig. Want naast heermoes zit er ook zevenblad, en bamboe en kweekgras. Een kenner weet genoeg…
Welke adviezen kreeg ik?
- Trek het eruit!
- Maar dat zegt niets over de wortels die dan steevast blijven zitten met alle gevolgen van dien. Sommige soorten onkruid worden namelijk sterker als je ze kapot trekt.
- Spit de grond om
- Hoe meer grond ik overhoop haal, hoe meer ik de gezonde bovenlaag stuk maak. De laag met de zichtbare en onzichtbare beestjes die zo nodig zijn om mijn groente gezond te laten groeien.
- Strooi er vergif over
- Eigenlijk is dit nog erger want nu maak ik niet alleen de gezonde bovenlaag stuk, maar ik voeg vergif toe aan het grondwater! Waarmee ik in potentie de grond voor jaren kapot maak.
- Dek het af met plastic
- Ik doe dan net alsof ik dat stuk grond niet heb en laat het een jaar of langer onder plastic ‘verstikken’. Want dat is wat ik hiermee doe – de grond onder het plastic krijgt geen lucht, geen rechtstreeks regenwater en ik laat de grond eigenlijk sterven.
- NB. In mijn moestuin had mijn voorganger twee percelen afgedekt dus ik heb het effect met eigen ogen kunnen zien. Het zwarte plastic moet er een kleine drie jaar hebben gelegen. Nou, de grond die eronder vandaan kwam … die stonk. Ik stond erbij te kokhalzen zo naar was de geur van die ongezonde grond.
Een besmette plek aanpakken
Wat heb ik veel organisaties zien doen?
- Ontslaan
- Wat je hiermee niet doet is de oorzaak (wortels) aanpakken. Je hebt eigenlijk geen idee wat het effect is van dit ontslag want wat er in de onderstroom van je organisatie gaande was, blijft onbesproken.
- Reorganiseren
- Ook hier geldt dat je geen idee hebt wat dit met de onderstroom doet. Sterker nog, de kans is groot dat je een fijnbesnaard netwerk van vruchtbare relaties tussen mensen, rollen en teams kapot maakt als je gaat reorganiseren op basis van een besmette plek.
- Bestraffen
- Je kunt het betreffende gedrag verbaal en non-verbaal gaan straffen bijvoorbeeld door het nemen van diverse (controlerende) maatregelen. De organisatie wordt hierdoor alleen onveiliger, én, het is maar de vraag wat het lange termijn effect is van het creëren van een angstcultuur?
- Er niet meer over praten
- Een andere mogelijkheid is het spreekwoordelijke plastic zeil erover heen: je gaat door alsof er niks gebeurd is. Helaas werkt dit zelden goed op de lange termijn. Ook nu creëer je een minder welriekende cultuur in je organisatie wat zich vroeger of later een weg naar buiten werkt.
Het kan anders: in de moestuin!
Op de plekken waar ik heermoes vond, bleek dit namelijk een vrij nauwkeurige graadmeter van de kwaliteit (!) van de grond in mijn moestuin. Op die plekken bleek het te gaan om “vochtige, voedingsarme en zure grond. […] Heermoes in de tuin geeft aan dat de bodem niet vruchtbaar is”, aldus Wikipedia. En het is een teken van te weinig mineralen in de grond.
Het blijkt helemaal niet nodig om rigoreuze maatregelen te treffen
Waar heb ik het dan over?
Het enige wat ik moe(s)t doen is een omgeving creëren die beter is voor mijn groenten, en daarmee automatisch minder goed voor de welig uitdijende heermoes.
En dat blijkt dus – helemaal niet zo moeilijk. Ik citeer eerst Wikipedia:
- “De plant kan niet goed tegen dichte schaduw en dichte beplanting is dan ook een bruikbare manier om hem onder controle te houden.
- Drainage, bemesting en toevoegen van kalk worden dan ook wel aangegeven om in specifieke omstandigheden de plant te verzwakken en onder controle te houden.
- Heermoes simpelweg afknippen en laten liggen lost het probleem al op.
- Bemesten met biologische, eigen gemaakte mest zal het proces versnellen.”
Sterker nog, heermoes heeft verschillende belangrijke functies:
- “Door de diepe wortels kan heermoes voeding uit lagere aarde halen en naar boven brengen,” inclusief die mineralen waar sommige groenten weer heel blij van worden. (Wikipedia)
- Je kunt het ook inzetten als schimmel- en luizenbestrijder voor andere planten. Hier en hier vind je meer uitleg en recepten.
- Ook kun je er een thee van maken want het zit boordevol vitamines.
PS: Heermoes is giftig en niet goed voor katten, honden en paarden. Voor je het gebruikt als thee, moet je verdraaid goed weten welke variant je oogst. Don’t try this at home als je niet weet wat je doet.
Nu terug naar jouw organisatie?
Als je te maken hebt met een besmette plek in je organisatie, is dat een teken aan de wand.
Als je je gewaar wordt van een dergelijke plek in je organisatie, dan zegt dat iets over:
- de cultuur in het betreffende team en wellicht in de hele organisatie
- wat voor soort gedrag wel en niet geaccepteerd wordt
- welke waarden jullie naleven (of niet) in jullie samenwerking
- of jullie als team, als management team en als organisatie wel op een lijn zitten
- de helderheid (of het ontbreken) van rollen en verantwoordelijkheden: wie doet wat en waarom
- de geschiedenis van die plek – mocht het niet de eerste keer zijn dat het daar mis is gegaan
- hoe jullie omgaan met conflicten en emoties; want waar mensen werken, voelen mensen. En waar mensen voelen, worden mensen geraakt. En waar mensen geraakt worden, ontstaan nog meer emoties. Iets met een vicieuze cirkel.
Kortom, als je niet bang bent, niet te snel vervalt in conflicten laten escaleren tot het ontslaan van mensen zonder goed te hebben uitgezocht wat het conflict laat zien, dan kun je het welbevinden van je organisatie positief beïnvloeden.
De besmette plekken in jouw organisatie zijn de onkruiden van de werkvloer
En dat is prachtig!
Dit betekent dat ook jij niet rücksichtslos te werk hoeft te gaan.
Je hoeft alleen maar te onderzoeken wat deze besmette plek jou wil vertellen over jouw organisatie en dát aan te pakken. Het gaat over de wortel van het probleem, niet het plantje.
Je moet hierbij wel bereid zijn om verder te kijken dan je neus lang is. En dat bedoel ik zo letterlijk als ik het schrijf.
Ik dacht in eerste instantie vrij simpel: onkruid? Eruit halen en door.
Nu weet ik: onkruid betekent onderzoek doen. Desnoods met een plant app te weten komen waar ik naar kijk. Daarmee kan ik achterhalen wat dit onkruid mij vertelt over de grond en hoe ik deze daarna kan verbeteren: op een natuurlijke en volhoudbare wijze! Daarna zal het onkruid uit zichzelf verdwijnen en kan mijn moestuin floreren. En ja, dit is een proces van vallen opstaan. Maar let wel: alles wat ik leer kan ik vervolgens in iedere andere moestuin of gewone tuin opnieuw toepassen.
Dus, nogmaals:
Durf jij die besmette plek te onderzoeken en daarmee een belangrijke sleutel te vinden voor het welbevinden van je organisatie? De uitdaging zit ‘m er in dat het namelijk ook zomaar zo kan zijn dat je zelf aan de bak moet. Wie weet ontdek je een blinde vlek op je eigen leiderschap of het leiderschap van je eigen management team.
Wat als jij de heermoes van je eigen organisatie blijkt te zijn?
Durf je jezelf, je eigen gedrag en jouw rol in het geheel te onderzoeken?
Hoe herstel je besmette plekken?
Vooral door dialoog.
Dialoog als in – vragen stellen, begrijpen wie die mens is waarmee je samenwerkt en luisteren om te begrijpen.
Het gaat dan niet meer over de vraag hoe snel kom ik van deze persoon af, maar over hoe creëren we samen een gezond klimaat? Een volhoudbaar klimaat waar het goed vertoeven is voor jou, voor de ander, voor het team en uiteindelijk ook voor je klanten, leveranciers en zakelijke partners.
- Als je bereid bent om te kijken naar wie je voor je hebt (heermoes, zevenblad of kweekgras),
- dan kun je daarna samen een gezonder organisatie-‘klimaat’ creëren (de juiste én vruchtbare aarde voor de groenten die jij wil verbouwen)
- én een gezondere organisatie zijn (mooie oogsten realiseren).
Vijf dialoogvormen die je kunt inzetten
Een vijftal dialoogvormen die je kunt inzetten om te komen tot inzicht, heling en herstel van het effect van besmette plekken.
Uiteraard kun je ze ook inzetten om te voorkomen dat je überhaupt met besmette plekken te maken krijgt!
- Talking stick dialoog: in deze dialoog nemen jullie alle tijd om met behulp van een Talking stick ceremonie iedereen ruimte te geven om te delen vanuit doorleving van wat er speelt in iedere spreker. Je gaat net zolang door tot iedereen gesproken heeft en alles gezegd is. Vooral in situaties waar veel emoties hebben gespeeld kan deze vorm zinvol zijn, want alleen de spreker die de Talking stick heeft, spreekt. De rest luistert.
- Appreciative Inquiry: een dialoogvorm waarbij het accent ligt op het samen zoeken naar de sterke punten en succesvolle ervaringen van een team/de organisatie en om deze te versterken. Het helpt jullie bij het creëren van een positieve en constructieve sfeer waarbij jij en je team(s) op zoek gaan naar oplossingen en mogelijkheden.
- Socratische dialoog: jullie voeren een diepgaande dialoog waarbij de nadruk ligt op het stellen van vragen en een open onderzoeken van ideeën en opvattingen. Het helpt bij het ontwikkelen van een (gedeeld) kritisch denkvermogen en kan leiden tot nieuwe inzichten en oplossingen, ook omdat omdat het uitgangspunt is dat je bereid bent los te laten wat je al weet zodat je kunt leren wat je nog niet weet.
- Open Space Technology: een methode waarbij jullie gezamenlijk de agenda creëren voor de dialoog en de uitwisseling van kennis en ervaringen. Het helpt je om creativiteit, innovatie en samenwerking te stimuleren én kan leiden tot concrete actieplannen.
- World Café: een dialoogvorm waarbij jullie in kleine groepen discussiëren over een bepaald onderwerp en vervolgens van tafel wisselen om de discussie voort te zetten op basis van de ideeën en inzichten die ze hebben opgedaan bij andere tafels. Het is een krachtige methode om nieuwe inzichten en ideeën te genereren, en om gezamenlijk tot nieuwe oplossingen en gedragen beslissingen te komen voor complexe vraagstukken.
Van onkruid naar oogst: het kan!
Het vraagt om lef dialoog, luisteren en doorzettingsvermogen.
Maar het resultaat mag er zijn. Zoals ik lekkere mais, tuinbonen en pompoenen uit eigen tuin mag oogsten, zo kun jij hiermee een onderneming bouwen waar het goed vertoeven is.
Wie weet hoef je nu geen afscheid te nemen van die ene persoon die anders is dan jij. Betekent het dat een meningsverschil niet escaleert tot onoplosbaar conflict. Kun je via dialoog ontdekken wat jouw onderneming nodig heeft om een vruchtbare bedding te zijn voor iedereen die er werkt. De diversiteit aan mensen, de veilige bedding die wezenlijke dialoog kan bieden en het lef om niet weg te lopen als het spannend wordt maken dat jouw team(s) kunnen bloeien en groeien.
Als je trouwens hulp nodig hebt voor een dergelijke dialoog, of gewoon eens wilt sparren over hoe je dit kunt aanpakken, mail of bel gerust. Ik breng 30+ jaar ervaring mee als (inter)nationaal proces-, project-, programmamanager, team en 1:1 coach en geloof dat alleen volhoudbaar ondernemen & leiderschap ons gaan helpen in de transitie naar een volhoudbare wereld.